Behörden in Hessen setzen weiter auf Microsoft und Office – trotz Alternativen

Wer eine E-Mail schreiben will, öffnet Outlook, wer Statistiken zusammenstellt, nutzt Excel, Video-Konferenzen laufen über Teams. So ist es seit vielen Jahren Alltag in unzähligen Büros und auch in zahlreichen hessischen Verwaltungen.

Und lange Zeit hat das auch kaum jemand ernsthaft in Frage gestellt. Manchmal sind die Microsoft-Produkte vielleicht ein bisschen nervig – aber im Großen und Ganzen läuft es ja. Wie beim altbekannten Leitsatz: Never change a running system (Ändere nie ein funktionierendes System).

Doch die Weltlage hat sich verändert. Und damit auch der Blick nicht nur auf Öl, Lieferketten oder Rüstung – sondern auch auf Software. Und längst wird intensiv über die Abhängigkeit vom US-Riesen Microsoft und anderen Anbietern geredet. In Wiesbaden genauso wie in Korbach. Und immer wieder geht es dabei nicht nur um mögliche Hackerangriffe, sondern auch um den Internationalen Strafgerichtshof (IStGH) in Den Haag.

Denn hier ist in einem Einzelfall für viele greifbar geworden, was es bedeuten kann, wenn man digital abhängig ist.

Und plötzlich ist der Mail-Account gesperrt

Im vergangenen Jahr meldet das Handelsblatt: „Aus Angst vor Repressalien durch US-Präsident Donald Trump plant der Internationale Strafgerichtshof, sich von Technologien aus den USA unabhängig zu machen.“ Statt Microsoft wolle man künftig die deutsche Open-Source-Lösung openDesk nutzen.

Hintergrund waren Sanktionen der US-Regierung gegen den früheren Chefankläger Karim Khan. In diesem Zusammenhang soll Khan den Zugriff auf sein E-Mail-Konto verloren haben.

Konkret bestätigt hat Microsoft den Vorgang so nicht. Und auch openDesk bestätigt die Kooperation mit dem Strafgerichtshof gegenüber der hessenschau offiziell nicht. Dennoch: Der Einzelfall, über den mehrere Medien übereinstimmend berichtet haben, zeigt auf, was digitale Abhängigkeit für Folgen haben kann.

Bürgermeister: „Die Abhängigkeit ist real“

Und das wird auch in Korbach (Waldeck-Frankenberg) diskutiert. „Die Abhängigkeit ist real, da machen wir uns nichts vor“, sagt Bürgermeister Stefan Kieweg (unabhängig). Ohne Microsoft würde auf den Computern im Korbacher Rathaus nicht viel laufen. Aber das soll sich ändern.

Im Juni hat das Parlament der Hansestadt die Erarbeitung eines digitalen Souveränitätskonzepts beschlossen, das auf europäische Lösungen und Open-Source-Software setzen soll.

In einzelnen Bereichen setzt zwar auch Korbach schon auf Alternativen: Gesurft wird mit Firefox, Dateien liegen auf der Nextcloud. Aber alleine könne eine 24.000-Einwohnerstadt nicht alle Systeme umstellen, so Kieweg. Dafür sind nicht nur die Abhängigkeiten von Microsoft zu groß, sondern auch die von Bund und Land.

Vertrauliche Dokumente werden mit Microsoft-Verschlüsselung verschickt

Kieweg nennt ein Beispiel: Dokumente von vertraulichen Verschlusssachen, die über das Internet verschickt werden sollen. „Hier ist dann ein besonderes Verschlüsselungsformat für uns als Kommune vorgegeben. Und das läuft wiederum nur auf Microsoft. Also da beißt sich dann am Ende des Tages die Katze in den Schwanz.“

Dabei wird an Alternativen längst gearbeitet. Eines der Vorzeigeprodukte, auf das auch der Internationale Strafgerichtshof setzen soll, heißt openDesk. Dahinter steckt das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) – nicht irgendeine Software-Schmiede, sondern eine eigene GmbH des Bundes.

Outlook heißt hier „OX App-Suite“, statt Word und Co. gibt es „Collabora Online“ und Videokonferenzen laufen über „Nordeck“. OpenDesk bildet dabei nur eine gemeinsame Oberfläche, die Open-Source-Tools selbst gab es schon vorher. Genutzt wird die Software derzeit vorrangig von Bundesverwaltungen. Aber bisher auch das nur in minimalem Maßstab.

Die große Mehrheit der Behörden läuft mit Office

Das ZenDiS spricht auf hr-Anfrage von abgeschlossenen Verträgen für insgesamt 200.000 Arbeitsplätze, etwa beim Robert-Koch-Institut oder auch beim Kultusministerium von Baden-Württemberg. Das klingt zunächst viel. Aber noch immer dürften allein in der Bundesverwaltung laut ZenDiS weit über 90 Prozent der PC-Arbeitsplätze weiterhin Microsoft Office nutzen.

Das liegt auch daran, dass viele Fachverfahren spezielle Software brauchen, die an Office andocken. Einfach so wechseln, geht also nicht. Man sei aber dabei, entsprechende Schnittstellen zu entwickeln, heißt es vom ZenDiS.

Schleswig-Holstein setzt auf Open-Source-Office als Standard

Weiter als viele andere ist das Land Schleswig-Holstein. Hier läuft die Umstellung schon seit Jahren. Ende 2025 meldete das Land, dass man fast 80 Prozent der Arbeitsplätze auf die Open-Source-Software LibreOffice umgestellt habe. Mittlerweile sei LibreOffice die Standard-Office-Lösung an allen Arbeitsplätzen der Landesverwaltung, sagt ein Sprecher auf Anfrage der hessenschau.

Das Land spare dadurch schon jetzt mehr als 15 Millionen Euro an Lizenzkosten. Dem stünden im Jahr 2026 neun Millionen Euro an einmaligen Investitionen für die Migration und die Weiterentwicklung der Open-Source-Lösungen gegenüber.

Etwa 20 Prozent der Arbeitsplätze in der Landesverwaltung seien aber auch in Schleswig-Holstein weiter auf Microsoft Office angewiesen. Dies betreffe Bereiche, in denen Fachverfahren noch von spezieller Software abhängig seien. Aber auch das wolle man noch ändern, heißt es.

Kein konkreter Zeitplan in Hessen

Und wie sieht es in Hessen aus? Konkrete Zahlen zum Einsatz von Office nennt das Land nicht. Eine Sprecherin des Digitalministeriums sagt auf Anfrage der hessenschau aber: „Microsoft-Office-Produkte werden in der hessischen Landesverwaltung in breitem Umfang eingesetzt.“

Man beobachte allerdings die „stellenweise besorgniserregende geopolitische Entwicklung aufmerksam“ und arbeite daran, unabhängiger von bestimmten Anbietern digitaler Dienstleistungen zu werden. Man fördere, so heißt es, den Einsatz von Open-Source-Softwarelösungen.

Mischung aus „Big Playern“ und deutschen Lösungen angestrebt

Allerdings: Vorbereitung und Umzug auf andere Software-Systeme seien aufwendig, zugleich müsse man „die Handlungsfähigkeit der hessischen Landesverwaltung immer im Blick behalten“. Man strebe daher eine ausgewogene Mischung aus „Big Playern“ und deutschen Lösungen an. Einen konkreten Zeitplan nennt das Ministerium nicht.

Und es schließt auch den Einsatz von US-Technologie nicht aus, wenn sie mit Datenschutzstandards konform sei. Man wolle vielmehr einen „Multi-Cloud-Ansatz“ verfolgen, um technologische Abhängigkeiten zu begrenzen. Die Cloud-Office-Software Microsoft 365 etwa ist aus Sicht des Hessischen Datenschutzbeauftragten datenschutzkonform.

In Kommunen ist Office das „absolute Standardumfeld“

Und wie sieht es eine Ebene tiefer aus? Nicht nur in Korbach, auch in anderen hessischen Kommunen sei Digitale Souveränität durchaus ein Thema, heißt es vom Hessischen Städte- und Gemeindebund (HSGB). „Aber Microsoft Office ist immer noch das absolute Standardumfeld“, sagt Geschäftsführer David Rauber.

Deshalb habe eine Abkehr auch erhebliche Konsequenzen. Praktikabilität, Anwenderfreundlichkeit, Verfügbarkeit von Support – das seien die Fragen, die die Kommunen beschäftigen würden.

Dennoch: Die Sensibilität sei da. Und über den hessischen kommunalen IT-Dienstleister ekom21 würden auch digital souveräne Produkte zur Verfügung gestellt.

So sieht es in hessischen Städten aus

IT-Experte: Wechselstimmung, aber kein Durchbruch für Open-Source

Jens Klessmann beschäftigt sich seit Jahren mit der Digitalisierung im öffentlichen Sektor. Er leitet den Geschäftsbereich Digital Public Services beim Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (FOKUS) in Berlin. Seine Feststellung mit Blick auf die Debatte zur digitalen Souveränität: „Wir führen regelmäßig Befragungen mit öffentlichen Einrichtungen durch und sehen, dass es ein Thema ist, was immer mehr an Bedeutung gewinnt und auch von den Mitarbeitenden als sehr wichtig eingeschätzt wird.“

Aber trotz openDesk in Den Haag, LibreOffice in Schleswig-Holstein und professionelleren Strukturen beim Thema Open Source sieht Klessmann noch keine große Wechselstimmung. „Einen Durchbruch auf breiter Basis würde ich das noch nicht nennen.“ Schließlich hätten Kommunen derzeit noch viele andere Baustellen wie Schulsanierungen oder Haushaltslöcher. Da brauche es nicht noch eine große Software-Umstellung obendrauf.

Und die digitalen Bretter sind dick. Vieles basiere eben auf den Microsoft-Office-Produkten, ganze Arbeitsabläufe und Prozesse. „So ein Wechsel dauert lange und ist aufwendig.“ Und die Software sei auch nicht alles. Wie sicher sind die Server, wie groß das Know-how der Mitarbeiter? Alles relevant beim Thema digitale Souveränität.

Der Fall des E-Mail-Kontos von Karim Khan am Internationalen Strafgerichtshof sei zwar so bislang ein Einzelfall, er zeige aber was möglich ist. „Es sollte schon Anlass sein, um sich Gedanken zu machen.“

Microsoft verdient hunderte Millionen mit Lizenzen

Dem bisherigen Platz-Hirsch Microsoft dürfte das nicht unbedingt gefallen. Die Geschäfte liefen gut. Über 480 Millionen Euro hat alleine der Bund vergangenes Jahr für Lizenzen von Microsoft gezahlt. Geld, das man auch in Lösungen von deutschen Entwicklern stecken könnte, sagt IT-Experte Jens Klessmann vom Fraunhofer-Institut. „Da gibt es eine Wirtschaftsförderungskomponente, die durchaus ein Argument sein kann.“

Und so ist es vielleicht kein Wunder, dass ein Microsoft-Sprecher nur wenige Minuten nach einer schriftlichen hr-Anfrage zurückruft. Man reagiere immer schnell auf Presse-Anfragen, sagt er zur Erklärung. Dennoch sei es ihm wichtig, vor einer Antwort im Hintergrund ein paar Dinge einzuordnen.

Schriftlich heißt es dann später: „Der Wunsch nach Souveränität, nach Kontrolle, nach Datenhoheit ist absolut nachvollziehbar und wird auch von uns je nach Kundenwunsch gewährleistet. Souveränität bedeutet aber auch Kontrolle und Risikoabwägung, nicht Verzicht und Abschottung.“

Hohes Risiko von Cyberangriffen

Man biete Lösungen an, die unabhängig von Microsofts Servern sind. „Sie sind von der Außenwelt abgeschottet und laufen weiter, wenn gewünscht, auch getrennt von unseren Diensten.“ Und verschlüsselte Daten könne auch Microsoft nicht auslesen. Kurzum: Microsoft sei weiter ein zuverlässiger Partner für deutsche Behörden und könne selbst nicht alles einfach so abschalten.

Ein weiteres Argument von Microsoft: Sicherheit. „Fast jeden Tag geht irgendwo in Deutschland eine Organisation, ein Unternehmen oder eine Verwaltung offline, weil Hacker erfolgreich angegriffen haben.“ Deutschland ist laut Microsofts Digital Defense Report das meistangegriffene Land der EU. „Das ist das reale, alltägliche Risiko“, sagt der Microsoft-Sprecher. Man biete daher mit mehr als 30.000 Sicherheitsexperten Schutz vor Cyberangriffen rund um die Uhr.

Experte: Open-Source ist auch sicher

Sicher seien aber auch Open-Source-Systeme, sagt Jens Klessmann vom Fraunhofer-Institut. Auch hier gebe es größere Lösungen, nicht jede Kommune müsse sich selbst um alles kümmern. Aber daher koste auch Open-Source Geld und müssten anständig gewartet werden. „Dafür brauche ich IT-Dienstleister, die sich mit dieser Software auskennen und das professionell managen können.“

„Wir werden keinesfalls selbst anfangen, Codes zu schreiben“, sagt auch Korbachs Bürgermeister Stefan Kieweg im Gespräch mit der hessenschau. „Das ist nicht unsere Aufgabe als Verwaltung.“ Auf europäische Lösungen setzen würde man dennoch gerne. Aber einen Zeithorizont gibt es auch in Korbach nicht, denn aktuell läuft die IT ja.

Und sie muss es auch künftig, gerade in der Verwaltung. „Ich kann dem Bürger nicht erklären, dass er sein neugeborenes Kind nicht anmelden kann, weil wir da was Eigenes gestrickt haben. Das darf nicht passieren.“

Ohne US-Software könnte es schwierig werden mit dem Ausstellen einer Geburtsurkunde in hessischen Verwaltungen. Aktuell ist das der Stand der Dinge.